ट्रायल बैलेंस
हर लेजर का बैलेंस दो कॉलम में. जोड़ न मिलें तो कुछ ग़लत है — और मिल जाएँ तो वह उतना साबित नहीं करता जितना लोग समझते हैं.
हर लेजर का बैलेंस दो कॉलम में. जोड़ न मिलें तो कुछ ग़लत है — और मिल जाएँ तो वह उतना साबित नहीं करता जितना लोग समझते हैं.
हर लेजर लीजिए, उसका अंतिम बैलेंस डेबिट कॉलम में या क्रेडिट कॉलम में लिखिए, और दोनों कॉलम जोड़ लीजिए. चूँकि हर एंट्री दो पलड़ों पर लिखी गई थी, दोनों जोड़ बराबर होने ही चाहिए. पूरी जाँच बस इतनी है.
सिर्फ़ यह कि गणित पूरा है — कि कोई एंट्री एक पलड़े पर लिखी और दूसरे पर छोड़ी नहीं गई. यह मशीनी जाँच है, और सचमुच काम की है.
यही वह हिस्सा है जिस पर लोग मात खा जाते हैं. ट्रायल बैलेंस इन हालात में भी बिल्कुल मिल जाता है:
यानी मिला हुआ ट्रायल बैलेंस इतना बताता है कि किताबें गणित के हिसाब से ठीक हैं, यह नहीं कि वे सही हैं. ऊपर की चारों बातें लेजर पढ़कर और पार्टियों से बैलेंस की पुष्टि करके पकड़ी जाती हैं, ट्रायल बैलेंस से कभी नहीं.
न मिले, तो फ़र्क़ ख़ुद ही एक सुराग़ है:
सॉफ़्टवेयर में इस किस्म का फ़र्क़ आना ही नहीं चाहिए, क्योंकि दोनों पलड़े एक ही दस्तावेज़ से साथ-साथ लिखे जाते हैं — आप कभी डेबिट भरकर फिर क्रेडिट याद रखने की कोशिश नहीं करते. सॉफ़्टवेयर जो नहीं कर सकता वह यह देखना है कि दस्तावेज़ पर पार्टी ही ग़लत लिखी थी.
वे गणित के हिसाब से पूरी हैं. छूटी हुई एंट्री, ग़लत पार्टी के खाते में चढ़त, या दोनों पलड़ों पर वही ग़लत रकम — इन सबके बावजूद वह मिलता रहता है.
लगभग हमेशा दो अंक आगे-पीछे हो जाने से — 540 की जगह 450. फ़र्क़ को नौ से भाग दीजिए और उतनी ही बड़ी एंट्री ढूँढ़िए.
एक पलड़े वाली चढ़त ढूँढ़ने के लिए आपको यह शायद ही कभी चाहिए, क्योंकि वैसी होती ही नहीं. फिर भी यह आपसे माँगा जाएगा — आपके अकाउंटेंट द्वारा, साल के आख़िर में, और बैंक द्वारा.
Aned Book Silver उसी दस्तावेज़ से दोनों पलड़े चढ़ा देता है जो आप पहले ही बना चुके हैं, इसलिए लेजर, ट्रायल बैलेंस, प्रॉफ़िट एंड लॉस और बैलेंस शीट आपकी बिलिंग का नतीजा हैं, कोई दूसरा काम नहीं. Basic बिलिंग और इन्वेंटरी है, बिना लेजर के.