खातों की सूची
उन सारी हाँडियों की सूची जिनमें आपका पैसा बैठ सकता है. इसे एक बार ठीक कर लीजिए, फिर हर रिपोर्ट ख़ुद पढ़ी जाती है.
उन सारी हाँडियों की सूची जिनमें आपका पैसा बैठ सकता है. इसे एक बार ठीक कर लीजिए, फिर हर रिपोर्ट ख़ुद पढ़ी जाती है.
लेजर एक खाता है — नक़दी, स्टेट बैंक, किराया, शर्मा ट्रेडर्स. समूह वह डिब्बा है जिसमें लेजर बैठते हैं — सुंदरी देनदार, अप्रत्यक्ष ख़र्च, चालू देनदारियाँ. खातों की सूची इन सबका क्रम है.
समूह तय करता है कि लेजर रिपोर्ट में कहाँ जाएगा. किराए को अप्रत्यक्ष ख़र्च के नीचे रखिए और वह प्रॉफ़िट एंड लॉस में आ जाता है. ग़लती से उसे स्थायी संपत्ति के नीचे रख दीजिए और आपका मुनाफ़ा पूरे साल के किराए जितना बढ़ा हुआ दिखता है, और चेतावनी देने वाला कुछ नहीं होता.
किताब जितना सुझाती है उससे कहीं कम. ज़्यादातर व्यापारों के लिए काम चलाऊ सूची:
आप उसे काउंटर की नक़दी कहते हों या गद्दी, लेजर का नाम वही रखिए. सूची का मक़सद ही यह है कि दुकान चलाने वाला उसे बिना अनुवाद किए पढ़ ले. जो नहीं बदलना चाहिए वह है लेजर का चढ़ना — बिक्री को बिक्री ही रहना है — पर उसके बगल में छपा शब्द आपका है.
Aned Book दस्तावेज़ बनते-बनते पंक्तियाँ उगाने के बजाय पहले दिन से पूरी सूची देता है, और अंदर बने लेजरों के नाम बदले जा सकते हैं, और जहाँ समूह बदलना सुरक्षित है वहाँ समूह भी. जो सूची आप देख ही न सकें, उसे जाँच भी नहीं सकते.
कोई लेजर होना चाहिए या नहीं, इसकी कसौटी: क्या कोई ऐसा सवाल है जो आप एक दिन पूछेंगे और यह लेजर उसका जवाब होगा? "इस साल भाड़े पर कितना ख़र्च हुआ" से भाड़े का लेजर बनता है. "फुटकर पर कितना" से कुछ नहीं बनता, क्योंकि उस जवाब पर कोई कुछ करता ही नहीं.
उलटी नाकामी है 300 लेजरों वाली सूची जिसमें छह सप्लायरों के दो-दो हिज्जे हैं. हर दोहराव एक बैलेंस को आधा-आधा बाँट देता है, और फिर उस पार्टी का बाक़ी दोनों जगह ग़लत रहता है.
आमतौर पर 30 से 60, जिनमें ज़्यादातर ग्राहक और सप्लायर होते हैं. तय हिस्सा — नक़दी, बैंक, बिक्री, खरीद, GST, ख़र्च के मद, पूँजी और निकासी — क़रीब बीस का है.
नाम, हाँ — नक़दी के डिब्बे को वही कहिए जो आपकी दुकान कहती है. वह कहाँ चढ़ता है यह तय है, क्योंकि रिपोर्ट और GST सारांश उसी पर बने हैं.
नहीं. नक़द ग्राहक काउंटर पर ही हिसाब कर देता है, उसका खाता नहीं चाहिए. लेजर तब खोलिए जब कोई उधार ले और आपको याद रखना पड़े कि उस पर कितना बाक़ी है.
Aned Book Silver उसी दस्तावेज़ से दोनों पलड़े चढ़ा देता है जो आप पहले ही बना चुके हैं, इसलिए लेजर, ट्रायल बैलेंस, प्रॉफ़िट एंड लॉस और बैलेंस शीट आपकी बिलिंग का नतीजा हैं, कोई दूसरा काम नहीं. Basic बिलिंग और इन्वेंटरी है, बिना लेजर के.